約見一小時,功力一甲子

遠距工作教戰守則

遠距工作的「彈性」不等於「輕鬆」,即使得到了彈性,但是所扛的工作量和責任並沒有打折,如何用不同的工具和形式更有效地達成遠距工作的目標,讓你忙裡偷閒,打混摸魚?讓我根據這幾年來的經驗,建議遠距工作該做的準備,希望可以幫助接下來無論短期、中期或長期需要遠距上班的工作者。

我從2015年就開始遠距工作,全球大約25%員工都是遠距工作者,從台灣搬到美國幾年,現在又搬回台灣,仍然是遠距工作。


很多人一聽到這個時尚的名詞,就很羨慕我,尤其是覺得可以兼顧家庭和工作,說不定上班還可以在家打混睡覺。事實上,我生活的彈性是很高,才跟同事掛完電話馬上可以轉頭盯小孩做功課、前一秒悠閒的煮飯邊聽音樂,結果電話忽然進來,關掉瓦斯假正經的跟客戶說How may I help you? 我也曾帶著電腦去美容院弄頭髮、想來杯咖啡跟呼吸外面的空氣就把電腦搬到咖啡店等等,對於要身兼工作和家庭的我來說,確實是很適合的工作模式。我就常常一早等我家老孫和小孩出門後,先運動、洗澡、九點上線、空檔中洗衣服、曬衣服、準備晚餐的菜色、接小孩下課,我的工作有時候常常要打到美國的政府機關或學校,線上等待稀鬆平常,這時候我還可以掛上耳機,一面在廚房洗菜切菜,一面在電話上等待,通常到下午四五點,我該做的家事都做完了,工作也差不多告一段落。


聽起來的確很完美,符合「一面賺錢一面做自己的的事」的美好定義,如果說處理私事跟偷睡午覺被定義為「上班時間打混」,我的確做到了。但是,公司不是慈善事業,最終的目的是要有收益,我工作的績效因為遠距工作,使用諸多線上工具,反而被看得一清二楚,無所遁形。就是因為公司掌握的到這些數據績效,只要在上班時間,能連線跟同事一起工作,有問必答,公司也就不需要在意員工某個時間點是在工作、帶小孩還是爬山了。


事實上,長期比較下來,白天時間我有高度的彈性做工作以外的事情,也不限地點,有時候大中午同事打電話來我還睡意綿綿也無仿,因為對方知道前一晚我徹夜處理急事,的確是彈性很大,某種程度來說,的確是打混摸魚也無仿。

然而,為了不影響我工作績效,只要在家,我幾乎都是掛在線上,即使非上班時間國外問我問題,我也盡量抽空回應,離開電腦時我的手機也隨時帶著,雖不限定我的辦公位置,但總體下來,上線時間比以前在辦公室工作時還要長,三年多來我可以說沒有任何時刻是不需要網路的,換得的是更高的工作效率和專注力,也賺得彈性上班、打混喝咖啡的機會。


所以第一要提醒大家的是,遠距工作的「彈性」不等於「輕鬆」,這是兩碼事,遠距工作是得到了彈性,但是所扛的工作量和責任並沒有打折,只是用不同的工具和形式更有效地達成目標。



A group of people in a room

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從照片這些例子可以發現,遠距上班不受到環境位置的限制,增加處理公事、私事的彈性。

無論辦公室或者遠距上班,各種工作型態都有其優缺點,只是既然這是一個比較創新的模式,那我就根據這幾年來的經驗,建議遠距工作該做的準備,希望可以幫助接下來無論短期、中期或長期需要遠距上班的工作者。


在家工作跟在家休息是使用同一個場所,但是做這兩件事情時千萬不要混在一起自認為是方便,結果工作達不到績效,休息時被訊息吵的情緒低落。遠距工作一開始,我也曾遇到工作正忙、小孩又講不聽、另一半老孫跟我大玩失憶遊戲的時候,同一時空,三重壓力,很容易上演河東獅吼的戲碼。我的建議是盡量保持工作時間就在工作,休閒時間要好好充電為原則,同時,不要因為關在家裡就覺得別人看不到,理當工作的時間結果都在做自己的事。你原本分配工作和休息的比重為何,就還是照個這個設定,只是時間可以彈性調配。


(一)締造絕佳的工作環境


Betty的工作空間

如果空間夠大,當然最好是有自己的書房作為辦公空間,門關起來還可以有安靜的場所釐清思緒,開視訊會議時既不打擾家人,也有一個看起來乾淨的辦公背景。不過如果沒有這樣的空間,也建議在家中選定一個乾淨背景的角落作為工作空間,而且要以家人走路動線不會常常經過為主,以免工作時被打擾。如果找不到乾淨的背景,至少不要是掛著一堆衣服包包或者被小孩塗鴉牆壁的背景,以免有同事忽然打電話進來,隱私被看到,有損專業形象。

以我在美國的工作台為例,我選一個家人不常經過、背後靠牆壁,視訊打開時看到的牆面,但我的視野可以觀察到家裡大部分空間,所以廚房瓦斯有沒有關、小孩洗澡是不是拖太久、老孫有沒有去冰箱偷吃東西等等,都可以從我眼角的餘光掌握全局。其實電腦不大,要闢出小小一個這樣的空間不難。當然如果你有充足的空間,重視採光,也可以像我台北的工作台這樣面對窗外,看看風景讓自己心曠神怡,當小孩放學回家時,我又可以轉過來背對落地窗,可以看到家中的全景,如果喜歡移動彈性大一點,那就用可以架在桌上的架子,這樣可以隨時換位子,機動性比較大。

背對牆壁,環顧全家空間式:



面對窗外式:

A view of a living room with a large window

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用架子架高的方式,可以隨時移動位置到餐桌、書桌或沙發上,機動性比較強。(不建議移到床上,坐姿不良很容易馬上腰痠背痛)

A picture containing indoor, table, box, kitchen

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Betty的必備工具

  • 提醒時間的工具(鬧鐘):

電腦一打開,除了自己的工作還要應付各區同事的線上訊息、視訊會議,還有公司貼出來注意事項,反正所有的事情都在你的電腦上執行,盯著電腦個把個鐘頭發現你忘記接小孩下課,是很有可能會發生的,更不要提忘記吃飯上廁所和起身動一下。所以不管用手機、鬧鐘、還是行事曆,工具很多,一定要設定提醒才不會忘記該做的事項。像我自己是Slack的重度使用者,設定提醒方式又很容易,例如打電話給某某人沒接,五分鐘要再打,這種事轉頭就會忘記,又或者經過設定,Slack可以提醒某國家辦公室的人,幾點前告訴我中午要吃什麼,我好在限時內下單外送過去 (我現在講的是我人在台北,要幫倫敦的同事訂午餐,這也是遠距工作帶來的方便之一,人力配置可以更加精簡。),還有幾點接小孩、幾點去銀行,都可以依賴這些工具有助於管理你的時間排程,以免誤了大事。

範例:

/remind @Betty to feed her husband at noon

/remind @Betty to submit weekly report  on Mar. 30, 2020 at 1pm

/remind @London office to take Friday selfie and post on Friday 


  • 功能強大的降噪無線耳機:

為避免家中日常的噪音,例如小孩嘻笑、老人家電視開太大聲、樓上裝修等,我強烈建議要買一台功能強大的全罩式防噪耳機,這樣對你跟家人都好,反而是要確定家中瓦斯有沒有關好、防盜系統是否叫得夠大聲,因為防噪耳機的功能好到讓你根本進入另一個世界。還有,除非看到家裡小孩已經打架見血這類非出手不可的情形,否則不要家人有點事就起來關注,讓家人感覺你就是「在家」而不是「工作」,然後什麼大小事都跑來找你,沒完沒了。另外的好處是,如果打電話在線上要等,也可以掛著耳機一面做其他的事情。開電話會議跟錄音做教育訓練時,聲音的品質也非常好。


降噪大耳機很好,但出門使用不便,所以我還是有一副耳塞式的耳機,供在外使用。

A picture containing indoor, table, white, sitting

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  • 工作台:

前面說的,都在同一個空間工作和休息,沒有太多運動的機會,電腦一打開可能做幾小時也沒時間喘停下,很容易造成身體不循環,然後脖子酸肩膀痛,平常在辦公室不會發生的「職災」現在都有了。我的建議是使用立桌,如果沒有空間擺立桌,買一個折疊式的架子,架在桌上或者櫃子讓你可以站著工作,肩頸比較不酸痛,人類的自然反應就是,站累了自然會想到坐一下休息,但是坐著,就不會想到要站起來,久坐會對身體造成循環不佳。三年多來我一直像站櫃小姐一樣,一天站6-12小時不等,站習慣了不覺得特別累,完全沒有因為這樣而腰痠背痛過。這聽起來像是酷刑,但是並沒有想像的累,反而是對身體跟身材比較好的習慣。


  • 防窺片:

既然會重度使用視訊工具,我還是建議電腦鏡頭貼上可以把鏡頭蓋起來的防窺片或是不用時拿東西遮起來,畢竟只要連上線,有心者沒有什麼是查不到的。同時在選擇視訊工具時,廠商的口碑跟隱私機制要仔細研究一下。不使用的時候帳戶登出然後最好關機。防窺片可以把鏡頭蓋起來,但是電腦只要開著,誰也不知道是不是一直在收音。


建立工作時間時,家人或共居者與你相處的模式

前面提到選定工作空間和戴上耳機,那是幫助你進入工作模式的工具,但是最重要的,還是要跟家人培養出互相配合的默契,大家都要分清楚現在你是「工作模式」還是「下班模式」,這不但是要請家人配合,一開始自己的自律能力很重要。


工作時要當自己就是家中不存在的空氣,家人講話不要搭腔或作反應,就像我說的,除非失火、小孩大打出手這類非你站出來不可的狀況,如果可以等下才讓你處理,哪怕只是小孩問你能不能喝果汁,盡量不要搭理,如果你平常不允許但他趁你沒回答時就喝了,也是等你開啟「下班模式」再處罰,自己跟家人都要互相尊重你在工作這件事,否則公事家事永遠沒完沒了。


我跟家人培養的默契就是,只要看到我站在這個立桌,Mac蘋果燈亮著 = 我不能被打擾。除非小孩還是三歲以下的半獸人,否則誰都可以慢慢的經過多次提醒而意識到現在不能打擾,真的有事情要溝通,就像你在辦公室一樣,他們會透過簡訊傳訊息給你。有時候我女兒會傳訊息問我:「等下三點下班以後,媽媽你可以抱抱我嗎?」….聽起來真心酸,但是她很清楚的知道媽媽現在是「工作模式」,如果我在辦公室工作,不也是回到家才能抱她?!


遠距工作的模式在歐美已很普遍,一般來說家裡的人都跟家中的遠距工作者培養了很好的「距離」,例如有一次我女兒同學的媽媽跟我說,他二兒子跑到院子玩澆水的水管,開了水龍頭把水管塞到牆壁的一個洞,那個洞是他們烘衣機熱氣的排放管,這下注入了大量的水,等到他媽媽發現時,水已經流進整間洗衣房,客廳、廚房、連地毯也都濕了,當事情已經慘到不能再慘了,他大兒子在房間見狀打了911,所以警察登門來訪,然後烘衣機的排熱管當然壞了,他媽媽自己開車去Home Depot買管子,然後回家自己把烘衣機拖出來更換 (美國人用的電器,特別大又重),發生了這一切,我忽然問他媽媽,聽說她老公不是也是在家工作的嗎?怎麼沒有請老公幫忙?他媽媽看著我很自然地說:因為他在工作呀!我自己能處理的時候,就不打擾他賺錢。哇!反過來,我很想請我家老孫好好跟這位媽媽學習,在家工作是多麼神聖的事!


這是我女兒五歲的時候因為有颶風侵襲,可能會斷水斷電,想當然也不能工作,於是她就畫了一台筆電給我,以為這樣我就能工作了,真的是好貼心!可見對她來說,媽媽的工作 = 蘋果筆電,幾年下來,她現在閉上眼睛都能畫出我筆電更具體的樣子,還有我常用的線上軟體工具的介面,她知道我在工作的時候不能回應她,有很急的事情她會用Line傳給我,這就是已經跟家人建立了我在家工作時的默契,也方便我工作的時候能更專注。反而是家裡那另一半老孫比較講不聽,因為他平常在辦公室上班,不熟悉我在家工作的模式而且很容易失憶,偶而他休假總忘記我在家工作,動不動就跟我講話,我最常被問到的問題是「等下要吃什麼?」,有時候電腦這頭忙得不可開交時被問到這種問題,還真希望是一隻寵物,只要丟個罐頭給他就好了…….這時候,就趕快把耳機戴起來,一來聽不到他煩我,二來他看到我的耳機,可以順便提醒他,我在工作。偷偷再講一件事,我把他傳Line的提醒關掉了,反正真的十萬火急時,他會打電話進來。女性讀者們,跟我一樣的快舉手,有空我們一起開一個聊天室發洩一下!!!總之,公事與私事都在同一個空間下,一開始跟家人都有些適應期,想辦法把這兩件事分開,有助於提升工作效率,提升之後,你私人休閒的品質就能提升。


A picture containing table, desk

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開始工作前,你都在做什麼? 很多人認為可以從床上跳起來打開電腦就工作真方便,都不用梳洗跟換衣服,不過我的經驗是,要區分工作時有工作的樣子,下班時有下班的樣子,這樣兩邊才能周全。我也曾經有過穿著睡衣就跳起來工作的時候,但在這種睡眼惺忪沒吃早餐的狀況下,除非是急事,腎上腺素可以快速幫助我醒腦,如果變成常規,常常要2-3小時後才會真的甦醒,等完全進入工作狀態時都快中午了。

照平常該起床的時間起床、吃早餐、梳洗後著裝不是為了給誰看,是一種情緒的準備,當然不是要穿上西服套裝或戴上假睫毛這麼認真,但至少是平常可以穿出門去網咖的那種造型,舒適但又不失禮節,在著裝的過程中,你的情緒也將漸漸進入「工作模式」,等到下班後可以再換成「居家服飾」,心情也會放輕鬆。再者,著裝完畢後如果臨時有急事要出門、快遞人員來等狀況也能夠快速應變。我就曾經不慎在美國的家時,堆著滿頭歐巴桑捲子頭的狀況下,油漆走廊的工人忽然敲門請我開門因為他們要順便油漆我家大門,我完全忘記還頂著一頭嚇人的捲子就開門跟工人講話,過陣子走到浴室才發現我是這種造型,希望拉美人不會覺得台灣女人都是這樣的……

A person standing in front of a mirror posing for the camera

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或者,可以準備一兩件方便穿脫但又比較正式的外套,如果臨時要做視訊會議,能把外套秒穿上去,那裡面跟下面穿什麼也就無所謂了,像這樣:

A person wearing a white shirt

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A person wearing a white shirt

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(二)工作與休閒的平衡

健康管理

  • 運動:

我一直強調「工作模式」跟「下班模式」要區分清楚,就是因為同樣的空間太容易重疊,工作累了跑去睡覺確實沒人管得到,偷偷上臉書看一上午也沒人知道,但是,這樣很容易導致電腦開一天什麼事也沒完成,而且如果你用的是公司的電腦或某工具軟體,說不定你使用時間多久,登入登出時間後端都看得到的,千萬不要存著「看不到就是不知道」的僥倖心理。我建議要制定一個比較詳盡的每日時間表,不光是幾點開會,還要把休息時間、用餐時間、喝咖啡出門走走的時間都排進去,畢竟如果是在辦公室工作的型態,還會有通勤時間,可以看看路邊風景,眼睛不是總是盯著電腦。該休息的時間要休息,我建議時間表中還要排定運動或伸展的時間,去戶外散步、慢跑、在家做瑜伽、重量訓練、用靜音慢跑機或排定跟小孩的遊戲時間等等,總之還是做一些動態的活動平衡一下,否則會有一種整天身體都沒動的不適感,更糟的是,一段時間下來身材明顯走鐘。


有這種可以一面走路一面看電腦的靜音跑步機,也是不錯的選擇。

A picture containing indoor, table, sitting, small

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  • 休閒娛樂:

如果公司使用付費的即時通訊軟體,通常功能比較多,例如Slack可以設定上下班時間,下班時間訊息進來不會提醒你,除非你登入或點進去看,而別人發出訊息時,系統也會發出「此人已下班,請確認是否還是要傳訊息」之類的警語,這在跨時區的公司中比較常使用。


同事之間也可以創造一些遊樂的活動,相信我,居家工作一個月以後,你會很懷念跟同事聊天的時光,電話會議時聽到同事的聲音,會很想跟他多聊幾句。同事間可以玩一些免費的小遊戲,同一個團隊一個部門可以一起使用,增加互動的機會也促進合作的默契。


例如 https://quizizz.com/ 就提供線上冷知識,也可以自行設定問題讓同事線上作答或者公司近期推出的產品功能、內部規章限時搶答等、定時設定做伸展活動、瑜伽時間、比賽誰可以俯撐、仰臥起坐最久等等,都是不帶壓力又能促進團隊默契的活動。


又例如,每週五全球員工都要上傳一張在家工作的自拍照 (通常這種照片同事都是跟自己的小孩、寵物等拍照,當然還有在湖邊釣魚、登山、打電動等,尤其最近還出現很多同事自拍喝Corona啤酒的照片)


我們用視訊會議的功能開了一堂瑜珈課,大家一起做瑜伽

近來,全球因新冠狀病毒而全員居家工作後,我們各區辦公室各自排定一些線上團體活動,還有人做一些介紹自己的影片然後設計問答題讓同事比賽回答,透過這些活動讓我們互相了解同事的另一面,雖然不強制參加,不過似乎在家工作久了,同事報名都很踴躍,可見遠距工作中還是要增加與同事互動的機會

  • 飲食:

這常發生在單身的遠距工作者身上,就是沒事先想好吃什麼,又不像在辦公室一樣有午休或跟同事去吃飯的機會,忙著忙著忘記這回事,等下午才想起來已經餓得不得了,不是亂吃零食就是懶得吃。不管是叫外賣、自己煮或出去外面吃,最好先都要有個盤算,確保一天下來的三餐作息都還正常,也不影響原本排定的工作排程。


(三)工作習慣的調整

  • 告知行蹤,團隊間互相照應:

除了我剛剛說的訂出上下班時間顯示在通訊軟體上,讓別人一目瞭然是否現在是你休息時間,此外因為遠距工作,對方不知道你在做什麼,因此適時報告行蹤是遠距工作對團隊的一種基本禮儀。通常我們公司的習慣是上線時就先在群組打聲招呼,當要離開電腦一段時間時,例如去銀行、接小孩、休息、煮飯等等,務必告訴跟我們一起工作的部門、群組、或者密切工作的同事,雖不必事事交代現在在做什麼,但至少告知他們,你離線多久,何時會再上線,這樣才不至於讓對方傳了訊息久久不知道發生什麼事,電話也找不到人。


沒錯,遠距工作確實會讓你的私人時間透明化,但是它也給了你時間上的彈性,培養團隊尊重每個人都有「私人外務」的需求,而身為遠距工作的你,能不能在大家一同辦公的時間盡量把時間排在工作上?例如說以前在辦公室,你都是午休時間買東西、運動、跑銀行等,因為這是你唯一「休息」時間,現在在家工作,是不是可以稍微調配行程,把買東西做運動的時間推遲一點,先開電話會議,一天中大部分需要跟同事共事的事都完成了,接下來做你可以自行完成的工作以及你自己的私人的外務?這也是一種訓練自己公事與私事重新洗牌調整的機會,讓你更加善用一天的時間。


分享一些在群組中可用的狀態縮寫:

brb(be right back)

afk: away from keyboard

back in X mins

或是用表情符號顯示狀態,例如「溫度計」就是當日請病假,讓別人知道你今日不宜回覆、名稱後面放某國家的國旗,讓同事知道你目前位置,方便讓他人計算你當地時間、「小島」代表你正在休假、「飛機」代表你正在飛行、「家」代表原本在辦公室工作的人今天在家工作等等,這些都是方便同事了解你當時的狀況,他們大概評估何時以及用什麼工具找你溝通比較容易。


  • 善用並熟悉線上工具:

遠距工作者,必須先熟悉一些常用的線上軟體工具,然後合理的判斷什麼情形用什麼工具可以達到最好的效果。線上軟體這麼多,很多都有免費試用版,多使用這些工具,有助於你判斷如何使用跟何時使用。例如以前在辦公室,同事間詢問某個工作步驟的操作模式,可能兩三句話給同事看到銀幕就可以交代的,遠距工作以後,你當然可以用視訊的方式溝通,不過,是不是直接把操作模式錄影下來,一面操作一面講解,這樣不僅同事若不熟悉還能重複多看幾次研究清楚,也可以變成教育訓練的一部分,新人進來也可以看,省去你未來要不斷重複說明的機會?熟悉這些工具的功能後,才能權衡輕重,找到最合適的工具。


例如說Gmail可以寫好電郵,預設發送時間、Slack的提醒可以設定給自己、他人或是群組,每月提醒大家要交某報表這類的提醒就可以一次設定,永遠從你的「欲提醒事項」中刪除,還有某段對話或討論時貼出來的資訊覺得很重要可以供日後參考,可以用”Pin”的方式,不需要像Line一樣特別貼到記事本,還有關鍵字搜尋的功能等等,都是目前可以簡化你工作步序地的工具。而通常使用這些工具後,有新的功能推出,管理者都會收到通知,也建議管理者能夠多研究這些情報,新功能才能適當地被應用。


另外要注意的是,不同於辦公室模式,身邊沒有IT人員可以隨時詢問,一開始遠距工作者初使用眾多線上工具,在不熟悉的情況下,常常因沒注意設定而出錯,建議第一次登入後,每一種功能跟設定都看清楚,點點看,尤其若使用公司共用的帳號,例如Apple帳號,要注意電腦跟私人手機照片、記事本、桌面檔案等有沒有設定雲端連結,以免不該被他人看到的機密或隱私外露。又例如,同時有PCHome, Amazon, facebook, twitter等公司跟私人帳號的人,若用同一台電腦登入公司及私人帳號,要養成不使用就登出的習慣,以免用不該用的帳號買東西或留下搜尋紀錄,無意間暴露隱私跟癖好,被帳號共同使用者發現(不要問我曾經看到什麼)。這是我發現遠距工作者一開始會發生的行為,務必謹慎,如果真的害怕,建議一開始分開兩台設備使用公司跟私人帳號。


  • 心態:

最忌諱的是把遠距工作當成可以一面工作一面休息的態度,如果你讓同事以為你在工作卻偷偷出去玩,自認為沒人發現,結果過程中你要一直看訊息假裝你在工作,不但玩不盡興,回家時還要花更多時間釐清思緒補做工作。也不要以為電腦「永不關機」呈現沒有離線的狀態就神不知鬼不覺,你只要跟公司連線,你工作的時間、你在系統裡面變更哪些動作、還有交辦你的任務遞交給你跟完成時間,通常後端管理者都可以看得一清二楚,只是目前大部分公司不會查得那麼細,只是證據都留著。我認為還是誠實為妙,只要你誠實以對,交辦任務限時內完成,在群組對話中保持互動,上班時間若真的非得離線處理一下自己的事情就誠實告知你會離線多久,公司不會那麼不彈性,或者每天早上九點零一分開始檢查你有沒有上線。

很多目前常被使用追蹤管理項目的工具,像是Basecamp, Jira等等,主管甚至是同事間,都很容易地檢視某個人目前手上被派遣的任務資訊,包括期限、進度與尚未完成的有哪些等等,不但待辦事項透明化,也有助于主管視每個人的工作量適度的調配任務,同時如果有人離職,也不需要為了查過去某個案子的作業情況,花大筆的時間去搜尋他的電子郵件信箱。凡走過必留下痕跡,我們做出來的事情、效率、態度都可以從這些紀錄中找到,它不但影響當前的工作績效,此外,誰永遠也不知道,這些「痕跡」會不會影響未來升遷、轉職、或新公司做的reference check。


  • 重點記錄:

電話或視訊會議時,建議大家多記筆記,在開會時,你可以同時打開你的記事本或者任何可以編輯的工具,將大家討論的事情統整下來。我的習慣是一面講一面把交辦事項或討論的結果寫出來,如果視訊時大家可以分享銀幕最好,可以一面看看我紀錄的是否正確,甚至有些視訊軟體可以錄音錄影給未能參加的同仁事後補強,如果沒辦法分享銀幕,我還是一面紀錄,會後馬上傳給與會者,甚至貼在我們即時通訊系統的記事本或google sheet/doc., 大家開始分工、跟進交辦事項,還能馬上把待辦事項放到我自己的備忘錄設提醒,也能隨時把這份紀錄拿出來,有問題隨時問,如果該項目完成,可以畫刪除線、打勾標記,下回開會時拿出來檢查進度,比傳統的開會方式還更有效率。總之,習慣固定使用一種工具來每天檢視自己的工作進度跟備忘事項,畢竟大部分的時間都是貌似只有「自己」在工作,所以一定要培養自律跟自我提醒的習慣。


  • 建立獨立查資料的習慣:

在辦公室因為面對面,一些簡單的問題同事可以快速溝通傳遞,當你面對新名詞、公司新政策、某國家新的勞工權益法規、新工具功能等等,最直接的反應:那是什麼?知道的同事在旁邊很快能答覆你。但是遠距工作不是這麼回事,就算你的問題很簡單,人家還是要多打幾個字告訴你方向,如果很基本的問題或者曾經在會議中、公佈欄、電郵中出現過還問,真的是有點丟臉,沒有同事在身邊,有時候連設定excel某種公式都有困難。


我們公司是跨全球工作的,只使用英文,對我來說,一開始在時效內要消化所有管道進來的資訊真的有難度,沒有同事在身邊,也不知道提出來在群組問是不是太丟臉。好在現在的搜尋工具都很方便,Google, YouTube這不用說了,不管資訊是從電郵、公司公布欄、即時通訊軟體等而來,只要資訊電子化,都可以透過關鍵字、時間、群組等篩選條件快速找到。沒有人什麼都會,但是一定要知道「找答案」的捷徑,對於新工具的操作方法,建議你一開始使用時要花點時間看一下導引,還有help desk可以問,再不然只要是時下被廣泛使用的工具,也可以從YouTube或Google中用關鍵字找到答案,反而「開口問問題」(或應該說打字問問題?)還要等對方回應,不像在辦公室一樣有效果,建議你在問別人之前,先做一些搜尋,不但增強自己的功力,也能避免問到太淺顯的問題,每次我發現問出來的問題其實很基本時,心中的小劇場總是默默出現同事翻白眼的表情,對於看不到對方表情的遠距工作者,在無法掌握當時狀況的情形下,這方面心理壓力常常出現。


總括來說,越是能自主做好該做的任務,在團隊中越是能博取信任,就算公司在非上班時間臨時請你幫忙,都能全力以赴的話,說真的,到這種程度,真的沒人在乎你什麼時候上線工作又在哪裡工作,就算出差到別的國家有時差問題,團隊也不會擔心,出國前還要問東問西的深怕臨時需要代你上場,打混摸魚還照樣維持工作效率跟口碑。


希望這些遠距工作得到的經驗,可以幫助大家重新思考如何面對這樣的工作型態,並保持工作與休閒的平衡。有空,我再來談談在公司方面,如何有效管理遠距工作者,祝大家工作休閒愉快!