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外派制度建立的重點與注意事項

在全球化腳步快速移動下,跨國界人才的流動已蔚為趨勢。隨著公司越來越國際化,主管、人員外派也越趨頻繁。請問一般國際性公司的外派制度建立有哪些重點與注意事項?

跨國界人才的流動已蔚為趨勢。企業外派機制的產生,不外乎兩大原因:

一、運用外派機會,培養優秀員工國際管理經驗。
二、因應業務需求,徵選內部具相關職能、願接受外派的員工,執行海外工作。

外派制度的建立,主要是根據企業的特性與未來發展方向,訂定制度內容,重點如下:

1. 外派工作的福利報償

*企業作法以兩種類型為主,一為整筆金額提供補助,另一類則依協助的項目補助。金額或項目的多寡,通常以派駐時間長短、任務定位以及員工個別狀況來決定。

常見的時間分法如下:
- 短期: 三到十二個月
- 長期: 一年到三年
- 永久: 轉調為派駐地員工或自海外招募成為派駐地新員工

*外派福利與報償,可考慮分為必要性及選擇性,以增加主管彈性運用的空間。基本作法是將必要性的項目加上選擇性的項目合併,做成一份員工專屬的外派福利報償計畫。

- 必要性項目:員工外派,公司必須提供的福利與報償項目,比如:外派簡介與諮詢、健康檢查、移民與工作證申請、稅務簡介與協助等。

- 選擇性項目:主管依任務性質與員工狀況,選擇適合的項目。
 到任前: 語言課程、搬家補助、外派津貼、到任交通補助、新環境融入協助等。
 任務中: 醫療保險、租屋津貼、當地交通津貼、物價差異津貼、返國休假、子女教育補助等。
 結束後: 搬家補助、返國交通補助等。

2. 外派流程管理

各企業做法不同,有內部人力資源部或海外事務管理部負責總聯繫與執行,也有外包給專業廠商負責者。

*內部管理做法,主要由公司內部的負責人員執行以下任務:

- 與個案主管確定提供給員工的外派福利與報償
- 與員工溝通福利報償內容
- 啟動外派流程,包括通知外派地的內部窗口以及外部的服務廠商開始作業

*外包第三方服務商執行:

由於國際移動力的大量需求,市場上有各類型專業廠商提供完整服務,許多跨國企業因而選擇精簡內部人力,內部只負責策略、規範及廠商的管理,行政任務則交由國際移動力公司執行。亦即內部人員負責新個案的通知,由第三方服務商啟動後續行政流程。

第三方服務廠商之類別與服務範圍如下:   

- 國際外派服務公司:是提供外派人員從出發前到任務結束完整支援的主要窗口,比如:外派福利報償內容說明,連繫其他協力廠商提供工作證與居留證之申辦、稅務、搬家、語言訓練等服務,人員外派期間的支援服務,以及外派結束返回來源地等相關作業的管理與執行。
- 會計師事務所或外派地服務公司:協助外派人員工作證申請及該人員與家人居留證之申請。
- 會計師事務所外派員工稅務服務處:與跨國聯盟所合作,針對外派地與來源地兩造因外派產生的稅務責任與義務,提供建議與計算。         
- 外派地服務公司:為協助外派人員早日融入新環境,外派地服務公司根據公司指定的項目,提供服務給外派人員,比如:外派前的新環境導覽、到任後的租屋、租車、租家具、子女就學等協助、以及任務結束時的各項租賃解約流程。
- 國際搬家公司:處理來源地與外派地之間家具搬運相關流程。

3. 建立回饋系統,定期收集外派人員意見

外派人員離鄉背井,單身或與家人同到另一個國家居住,無論在環境、語言、生活習慣等各方面,都有亟待調整適應之處。讓外派人員早日適應新環境,融入當地生活,是所有企業在人員外派安置上的首要任務。因此,了解、同理並關心外派人員在外派過程中,是否有不滿意或不順暢的情況,並提供改善方案,是企業照顧外派員工、讓員工安心工作的保證。

建議作法如下:   

*頻率:一年最少有一次外派人員意見調查,低於一年的短期外派,可在員工任務結束後收集意見。
*問卷內容:從外派規章、流程到廠商服務滿意度三大面向,了解外派人員的經歷、感想與意見回饋,作為優化外派制度的方向與重點。   

4. 外派規範的定期審視與調整機制

*頻率:機動性,因時制宜。
*審視內容:外派規範應與實務狀況與大環境的變化做結合,從例外管理、員工抱怨、外派人員意見調查、外派市場行情報告、公司未來發展策略等方向來審視外派規章是否有不合時宜、需調整的狀況,並落實執行必要的修改,讓外派人員與家人在異國工作與生活,享有更適切得宜的支持系統。

以上是本人根據國際性公司外派制度建立與管理上的四大面向,提供個人經驗分享。歡迎有興趣進一步討論的朋友,一起交換意見。